Datenschutzerklärung für Kunden, Lieferanten und Kooperationspartner

Wenn Sie mit uns in einer Geschäftsbeziehung stehen, eine solche angestrebt wird oder Sie in anderer Art und Weise mit uns kooperieren, können Sie den folgenden Ausführungen entnehmen, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen.

Die von uns angebotenen Dienstleistungen sind eng verzahnt mit den Dienstleistungen und Produkten der folgenden zur SKS-Group gehörenden Unternehmen interexa GmbH (Mainz), SKS Solutions GmbH (Potsdam), der Schweers und der Kemps & Schuhmann Unternehmensberatung GmbH (Wien) sowie der VÖB-Service GmbH (Bonn). Daher haben wir uns entschlossen auf Basis eines Vertrages gem. Art. 26 DSGVO ein gemeinsames CRM Modul zu nutzen.    

Übersicht

I.     Name und Anschrift des Verantwortlichen
II.    Datenschutzbeauftragter
III.   Gemeinsame Verantwortung gem. Art. 26 DSGVO
IV.   Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
V.    Zweck der Verarbeitung
VI.   Rechtsgrundlage der Verarbeitung
VII.  Empfänger / Weitergabe von Daten
VIII. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
IX.   Dauer der Speicherung
X.    Betroffenenrechte
XI.   Sicherheit
XII.  Änderung dieser Datenschutzhinweise

I. Name und Anschrift des Verantwortlichen


Für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Kooperationspartnern sind die folgenden Unternehmen gemeinsam verantwortlich im Sinne des Art. 26 DSGVO.

Schweers, Kemps & Schuhmann Unternehmensberatung GmbH & Co. KG
Geheimrat-Hummel-Platz 4
65239 Hochheim am Main
Tel.: +49 (0) 6146 603 70
E-Mail: info@sks-group.eu


Schweers, Kemps & Schuhmann Unternehmensberatung GmbH
Heinrichsgasse 4 / Top 4
A-1010 Wien
Tel.: +43 1 51 20 299
E-Mail: austria@sks-group.at


SKS Solutions GmbH
Wetzlarer Straße 56
D-14482 Potsdam
Tel.: +49 (0) 331 7041 0
E-Mail: solutions@sks-group.eu
www.skssolutions.de


SKS Data Vision GmbH
Geheimrat-Hummel-Platz 4
D-65239 Hochheim am Main
Tel.: +49 (0) 6146 603 70
Mail: info@sks-group.eu
www.sks-group.eu/data-vision


interexa GmbH
Wilhelm-Theodor-Römheld-Straße 30
55130 Mainz
Tel.: +49 (0) 6131 14407 00
E-Mail: info@interexa.de
www.interexa.de
 

VÖB-Service GmbH
Godesberger Allee 88
D-53175 Bonn
Telefon: +49 228 8192 0
E-Mail: info@voeb-service.de
www.voeb-service.de
 

II. Datenschutzbeauftragter


Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter folgender E-Mail:
Datenschutz@sks-group.eu

III. Gemeinsame Verantwortung gem. Art. 26 DSGVO


Zum Zwecke der Absatzförderung und Optimierung unserer Geschäftsprozesse haben wir mit den unter Punkt I) genannten Unternehmen ein gemeinsames CRM-System aufgebaut. Die unter Punkt I) genannten Unternehmen sind für diesen Verarbeitungsvorgang gemeinsam verantwortlich im Sinne des Art. 26 DSGVO. Diesbezüglich haben die unter Punkt I) genannten Unternehmen eine Vereinbarung gem. Art. 26 Abs. 1 DSGOV (Joint Controller Agreement) geschlossen. Im Sinne des Art. 26 Abs. 2 Satz 2 DSGVO informieren wir Sie im Folgenden über die wesentlichen Inhalte dieser Vereinbarung.

a) Für welche Prozessabschnitte besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit?

  • Für die Erhebung. Einstellung und Nutzung der Daten sind alle Verantwortlichen zuständig
  • Für die Speicherung, Sicherung, den Schutz und ggfs. Wiederherstellung ist die interexa GmbH (Mainz) zuständig.

b) Was haben die Parteien vereinbart? 

Im Rahmen ihrer gemeinsamen datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeit haben die Vertragsparteien vereinbart, wer von ihnen welche Pflichten nach der DSGVO erfüllt. Dies betrifft insbesondere die Wahrnehmung der Rechte der betroffenen Personen und die Erfüllung der Informationspflichten gemäß den Artikeln 13 und 14 DS-GVO. Diese Vereinbarung ist notwendig, da für die oben genannte Veranstaltung personenbezogene Daten in unterschiedlichen Prozessabschnitten (s. Nr. 2) und Systemen verarbeitet werden, die von der jeweiligen Vertragspartei betrieben werden.

c) Was bedeutet die für die Betroffenen?

  • Für die Betroffenen haben die Regelung der Vereinbarung gem. Art. 26 DSGVO keine direkten Auswirkungen. Sie können Ihre Betroffenenrechte bei jedem Verantwortlichen geltend machen. Die Parteien informieren sich unverzüglich gegenseitig über von Betroffenen geltend gemachte Rechtspositionen. Sie stellen einander sämtliche für die Beantwortung von Auskunftsersuchen notwendigen Informationen zur Verfügung.
  • Die interexa GmbH informiert die betroffenen Personen zum Zeitpunkt der Verarbeitung darüber wie die betroffenen Personen an die gemäß Art. 13 und 14 DSGVO erforderlichen Informationen gelangen. Hierzu verweist Sie in einer Mail (Link) auf von die von den jeweiligen Verantwortlichen zur Verfügung gestellten Informationen gem. Art. 13 und 14 DSGVO. Die Verantwortlichen erstellen diese in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache.

IV. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung


Für die Betreuung und Beratung von Firmenkontakten erheben und nutzen wir zusätzlich zum Namen des Unternehmens auch personenbezogene Daten zum Ansprechpartner. Die Verarbeitung personenbezogener Daten beschränkt sich auf Kontaktdaten und Daten zur Verantwortlichkeit im Unternehmen. Im Einzelnen sind dies Titel, Vor- und Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Position, Abteilung, Sprache und die Postanschrift in unserem CRM-System. Die Informationen erhalten wir aus unterschiedlichen Quellen, entweder durch eine Anfrage (Internetseite, E-Mail oder telefonisch), aber auch über Veranstaltungen, Messen, Visitenkarten, die unsere Vertriebsmitarbeiter erhalten, usw.

Zu einer guten Kundenbetreuung gehört, dass wir als Unternehmensgruppe (SKS Group) zusammen mit strategischen Partnern unsere Geschäftsaktivitäten (Vertrieb, Marketing, Einkauf, Produktentwicklung, …) in gemeinsamer Verantwortung koordinieren. So erhalten nachfolgend aufgeführte Unternehmen die Möglichkeit, auch auf Ansprechpartner von Geschäftskontakten zuzugreifen, mit denen sie nicht im direkten Kontakt stehen.

  • interexa GmbH, Mainz (https://interexa.de/)
  • Schweers, Kemps & Schuhmann Unternehmensberatung GmbH & Co. KG, Hochheim am Main (https://sks-group.eu/)
  • SKS Solutions GmbH, Potsdam (https://skssolutions.de/)
  • Schweers, Kemps & Schuhmann Unternehmensberatung GmbH, Wien (https://sks-group.at/)
  • SKS Data Vision GmbH, Hochheim am Main (https://sks-group.eu/data-vision.html)
  • VöB-Service GmbH, Bonn (https://www.voeb-service.de/) als strategischer Partner

Diese Aufstellung unterliegt dem Änderungsdienst.
 

V. Zweck der Verarbeitung


Der Zweck der Verarbeitung ist zum einen darin zu sehen, dass durch das Speichern von Kontaktdaten eine Kommunikation mit Vertragspartnern, Experten, Lieferanten, Dienstleistern und sonstigen Kooperationspartnern im Rahmen eines Vertragsverhältnisses oder der Anbahnung überhaupt erst ermöglicht wird. 

Der Zweck der gemeinsamen Nutzung dieser Daten ist in der Absatzförderung ähnlicher Produkte und Dienstleistungen im gleichen Marktsegment und der Optimierung von Geschäftsprozessen zu sehen. Durch die gemeinsame Nutzung eine CRM-Systems erhalten unsere Verbundunternehmen und strategischen Partner die Möglichkeit direkt die zuständigen Mitarbeiter bei potenziellen Kunden, Lieferanten, Dienstleistern und sonstigen Kooperationspartner anzusprechen.

Zum Ausbau von fachspezifischem Know-how zur Verbesserung der angebotenen Dienstleistungen werden zusätzlich Adress- und Kontaktdaten von Beratern und Partnern bereitgestellt, erhoben und gemeinsam genutzt.

Unternehmensdaten mit Ansprechpartnern von weiteren Unternehmen, Einrichtungen, Behörden (Hochschulen (Wissenschaft), Presse; Aufsichtsbehörde, mögliche Investoren, Wettbewerber, Lieferanten) werden zur Kommunikation mit strategischen Partnern bzw. zur gemeinsamen Marktsondierung bereitgestellt, erhoben und gemeinsam genutzt.
 

VI. Rechtsgrundlage der Verarbeitung


Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der oben genannten personenbezogenen Daten und deren Hinterlegung im gemeinsam genutzten CRM-System ist unser berechtigtes Interesse auf Basis einer Interessensabwägung gem. Art 6 Abs. 1 f) DSGVO. Das Interesse der Verantwortlichen liegt hierbei in einer Absatzförderung bzw. einer gezielten möglichen Ansprache von Experten, Lieferanten und Dienstleistern. Wir vertreten nach sorgsamer Prüfung die Auffassung, dass die Interessen der Betroffenen unsere Interessen nicht überwiegen, da wir ausschließlich Kontaktdaten und Daten zur Position im Unternehmen verarbeiten und die Betroffen zum Zeitpunkt der Erfassung ausführlich und transparent über den Umgang deren personenbezogenen Daten informieren und Ihnen eine einfach auszuübende Widerspruchsmöglichkeit bieten.

Sofern ein Vertrags- oder Vertragsanbahnungsverhältnis besteht, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung durch den Verantwortlichen mit dem das Vertragsverhältnis besteht oder angebahnt wird in Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO zu sehen.

Sofern personenbezogene Daten verarbeitet werden, die über die in "III. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung" genannten hinausgehen wird im Vorfeld eine Einwilligung gem. Art 6 Abs. 1 a) DSGVO vom Betroffenen eingeholt.

VII. Empfänger / Weitergabe von Daten


Wir sind nicht geschäftlich damit befasst, Ihre personenbezogenen Daten an Dritte zu verkaufen. 

Der Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten ist auf Mitarbeiter unseres Unternehmens und auf Mitarbeiter der unter Punkt I) genannten Unternehmen beschränkt. Hierbei wird durch technische und organisatorische Maßnahmen sichergestellt, dass nur besimmte, sorgfältig ausgewählte und im Datenschutz geschulte Mitarbeiter Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten haben. 

Hierüber hinaus geben wir grundsätzlich keine personenbezogenen Daten an Dritte weiter, ausgenommen: 

  • Sie verlangen dies oder erklären Ihre Einwilligung hierzu; 
  • Die Information wird weitergegeben, um den Abschluss eines Geschäftes für Sie zu ermöglichen; 
  • Die Information wird weitergegeben, um Gesetze, geltende Vorschriften, Gerichtsbeschlüsse, Vorladungen oder Anforderungen von Strafverfolgungsbehörden zu befolgen, unsere Nutzungsbedingungen oder andere Vereinbarungen durchzusetzen, die Rechte, das Eigentum oder die Sicherheit unserer Mitarbeiter, unserer Nutzer oder anderer Personen zu schützen (beispielsweise aus Gründen des Schutzes vor Betrug); oder 
  • Die Weitergabe erfolgt, um einen Kauf, eine Übertragung oder einen Verkauf von Vermögenswerten zu ermöglichen (z.B. können im Falle, dass der wesentliche Teil unseres Unternehmens von einer dritten Partei übernommen wird, Kundeninformationen einen Teil der übertragenen Vermögenswerte darstellen). 

Wenn eine Verarbeitung durch einen Dritten erfolgt, so wird diese Verarbeitung auf Grundlage von EU-anerkannten Musterverträgen festgehalten. Darüber hinaus ergreifen wir angemessene Sicherheitsmaßnahmen, wie eine Kontrolle der Verarbeitung durch Dritte. 

VIII. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union


Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

IX. Dauer der Speicherung


Ihre personenbezogenen Daten werden nur gespeichert, solange die Kenntnis der Daten für die Zwecke des Vertragsverhältnisses oder die Zwecke, für die sie erhoben worden sind, erforderlich ist oder gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsvorschriften bestehen. 

Unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorschriften und reichen für steuerrechtlich relevante Unterlagen und Belege bis zu zehn Jahren.

Sollte es zu keinem Vertragsverhältnis kommen, werden die Daten spätestens nach 3 Jahren vollständig gelöscht.

X. Betroffenenrechte


Folgende Rechte stehen Ihnen zu:

  • Auskunft

Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen (Art. 15 DSGVO).

  • Berichtigung

Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).

  • Löschung

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 17 DSGVO).

  • Einschränkung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben (Art. 18 DSGVO).

  • Übertragung

Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen (Art. 20 DSGVO).

  • Widerrufen

Sie haben das Recht, Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

  • Beschweren

Sofern Sie die Auffassung haben, dass unsere Verarbeitung personenbezogener Daten nicht rechtmäßig erfolgt, können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Grundsätzlich können Sie sich an jede Aufsichtsbehörde wenden. 

 

Zuständige Datenschutzbehörde für die Schweers, Kemps & Schuhmann Unternehmensberatung GmbH & Co. KG und die SKS Data Vision GmbH ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
Telefon: +49 611 1408 - 0
Telefax: +49 611 1408 - 900 / 901
poststelle@datenschutz-hessen.de


Zuständige Datenschutzbehörde für die interexa GmbH ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Rheinland-Pfalz

Postfach 30 40
55020 Mainz
Telefon: +49 6131 8920 - 0
Telefax: +49 6131 8920 - 299
poststelle@datenschutz.rlp.de


Zuständige Datenschutzbehörde für die SKS Solutions GmbH ist:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht
Brandenburg

Stahnsdorfer Damm 77
D-14532 Kleinmachnow
Telefon: +49 33203 356 - 0
Telefax: +49 33203 356 - 49 
Poststelle@LDA.Brandenburg.de


Zuständige Datenschutzbehörde für die Schweers, Kemps & Schuhmann Unternehmensberatung GmbH ist:
Die Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42,
A-1030 Wien
Telefon: +43 1 52 152-0
dsb@dsb.gv.at


Zuständige Datenschutzbehörde für die VÖB-Service GmbH ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0
Telefax: 0211/38424-999
poststelle@ldi.nrw.de

 

  • Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird. Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an: widerspruch@sks-group.eu.

XI. Sicherheit


Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, um die personenbezogenen Daten welche wir verarbeiten gegen jegliche Art des unerlaubten und ungewollten Eingriffs zu schützen. Diese Maßnahmen entwickeln wir stetig weiter.

XII. Änderung dieser Datenschutzhinweise


Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf www.sks-group.eu.

 

Stand: 17. Juni 2021

 

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